Jeśli planujecie reklamować się w social mediach, to z pewnością chcielibyście wrzucać w koszty faktury za reklamy. Faktury za reklamy na Facebooku czy TikToku mogą być dla firmy sporym kosztem – wielu naszych klientów przeznacza na ten cel średnio od 3 do 9 tysięcy złotych miesięcznie. Na co należy jednak zwrócić uwagę, żeby móc wrzucić faktury za reklamy w mediach społecznościowych w koszty? Oto kilka porad, z którymi warto się zapoznać, zanim zaczniecie się reklamować.
Czy można wrzucić w koszty faktury za reklamy social media?
Teoretycznie, prowadząc działalność, w koszty możecie wrzucać faktury za reklamy i działania marketingowe. Problemem jest jednak to, że wszystkie platformy społecznościowe, o których mówimy w tym tekście, mają siedzibę poza Polską i dochodzi tutaj do „importu usług”. Dlatego duże znaczenie ma to, czy Wasza firma jest płatnikiem VAT czy nie. Jeśli jest, to nie powinniście mieć problemów z rozliczeniem takich faktur. Uprzedzamy jednak, że zawsze warto skonsultować to ze swoim księgowym. Spotkaliśmy się bowiem z kompletnie rozbieżnymi opiniami od księgowych w firmach, z którymi współpracujemy. Finalnie to oni ponoszą odpowiedzialność za rozliczenie, więc ostateczny głos powinien należeć do nich.
Faktura za reklamy a VAT
Co jednak jeśli nie jesteście płatnikiem VAT, a chcecie wrzucić fakturę za reklamy w koszty? Tutaj sytuacja jest o wiele bardziej skomplikowana. Jeśli jesteście zwolnieni z VAT (nie płacicie go), to przy zakupie usług od firm zagranicznych musicie najpierw rozliczyć VAT w Polsce. Zazwyczaj wymaga to wcześniejszej rejestracji jako podatnik VAT-UE oraz… zapłacenia VAT. W związku z tym płacicie nie tylko za reklamy np. META, ale także odprowadzacie do skarbówki należny VAT. Dopiero po takiej operacji i złożeniu odpowiedniej deklaracji (konkretnie VAT-9M) możecie wrzucić faktury za reklamy na platformach social media w koszty. Przypominamy, że taką operację także powinniście skonsultować z księgowym. To jednak nie koniec szczegółów, o których powinniście pomyśleć, zanim zaczniecie reklamować się np. na Facebooku.
Faktury za reklamy Facebook
Jeśli chcecie móc pobrać faktury za reklamy na Facebooku, to jeszcze przed rozpoczęciem kampanii musicie przygotować konto reklamowe i wprowadzić w nim poprawne dane Waszej firmy. Każda złotówka wydana na reklamy przed wprowadzeniem danych firmy do Menedżera Reklam nie będzie znajdowała się na fakturze, tylko na dokumencie rozliczeniowym, który z księgowego punktu widzenia fakturą nie jest. Samą konfigurację nowego konta reklamowego powinniście jednak zacząć od wybrania strefy czasowej konta oraz waluty. To bardzo ważne, bo prawidłowo ustawiona strefa czasowa w Menedżerze Reklam pozwala Wam na prostsze raportowanie i analizę wyników. Z walutą sprawa jest oczywista. Po co uzależniać wydatki od zmiennego kursu wymiany walut, skoro można rozliczać się w walucie rodzimej. Uwaga, te dwa parametry, jako jedyne na koncie reklamowym ustawiane są raz na zawsze i nie można ich nigdy zmienić. Jeśli są nieprawidłowe powinniście rozważyć założenie konta od nowa. Pamiętajcie też, że reklamując się w sieci META, niezależnie od tego, czy promujecie się na Instagramie czy Facebooku, powinniście mieć świadomość, że najlepiej robić to z poziomu konta reklamowego na komputerze.
Faktury za reklamy na Instagramie
W przypadku Instagrama sytuacja jest właściwie identyczna do tej opisanej powyżej. Pamiętajcie jednak, że uzyskanie prawidłowych faktur za reklamę na Insta możliwe jest tylko wtedy, gdy korzystacie z Menedżera Reklam. Wielu klientów, którzy zgłaszają się do nas na konsultacje związane z problemami z kontem reklamowym, reklamuje swoje konto na Instagramie korzystając z przycisku „promuj post” i, chcąc przyspieszyć proces, podaje META dane karty, ale zapomina o podaniu danych do faktury. Często skutkuje to stworzeniem dwóch kompletnie niezależnych kont reklamowych, które reprezentują jedną firmę. To bez sensu, bo podstawą skutecznej kampanii social media jest analiza danych, a im więcej ich macie (zarówno z Instagrama, jak i Facebooka), tym lepiej. Warto zwrócić też uwagę na to, że osoby które korzystają z przycisku „promuj post” na Instagramie poprzez urządzenia marki Apple płacą dodatkowo 30% wartości zakupu więcej za tak zwane „zakupy cyfrowe”. Jak uniknąć dodatkowej opłaty za promowanie postów z iPhone? To proste! Wystarczy korzystać z Menedżera Reklam na komputerze!
Do czego jeszcze mogą się Wam przydać faktury za reklamy META?
Będąc przy reklamach META warto pamiętać o jeszcze jednej, bardzo istotnej funkcji, jaką spełniać mogą faktury, które firma Zuckerberga wystawia Wam za reklamy. Chodzi o uwierzytelnienie Waszej firmy w oczach META! Jeśli dojdzie do włamania na Wasze konto lub awarii, w skutek której utracicie swoje zasoby, to prościej będzie Wam odzyskać fanpage, jeśli macie faktury za reklamy wystawione na Waszą firmę. Najczęściej META Support prosi o pięć ostatnich faktur za reklamy z danego fanpage. Istotne jest jednak, żeby były to faktury z konta, które, tak jak fanpage, jest elementem ekosystemu zwanego Portfolio Firmowe. W tym celu trzeba spełnić dwa warunki. Założyć Portfolio Firmowe i podłączyć do niego lub stworzyć od podstaw poprzez Portfolio konto reklamowe META (po stworzeniu zasobu pamiętajcie o przypisaniu sobie do niego odpowiednich dostępów, bez tego konto nie będzie dla Was widoczne w Menedżerze Reklam). Należy także pamiętać o tym, żeby dane widniejące na fakturach pokrywały się z tymi, które zamieścicie w Portfolio Firmowym w zakładce „Informacje o Firmie”. Te dwa kroki sprawią, że żadna rozmowa z META Support nie będzie Wam straszna!
Faktury za reklamy na TikToku
Jeśli chodzi o reklamy na TikToku, to je też robimy z poziomu komputera. Tutaj zasób, na którym działamy, nazywa się TikTok Ads Manager i z grubsza podobny jest do Menedżera Reklam META. Tym, na co powinniście jednak zwrócić szczególną uwagę, jest sposób logowania. Ze względu na to, że TikTok jest aplikacją typowo mobilną, to do konta reklamowego logujemy się oddzielnie. Logowanie do TikTok Ads Manager często poprzedzone jest przesłaniem kodu bezpieczeństwa na maila, którego podajecie w procesie rejestracji. Dopilnujcie, żeby mieć dostęp do tego maila oraz ustawić w nim odpowiednie zabezpieczenie, najlepiej uwierzytelnianie dwuskładnikowe. To dla naszych klientów oczywiste oczywistości. Wiecie jednak, gdzie kryje się problem, z którym zmaga się większość reklamodawców chcących pozyskać faktury za reklamy na TikToku? W prawidłowej konfiguracji danych, które będą widoczne na fakturze. Otóż, w przeciwieństwie do META czy Google, w TikToku w zakładce Billing Info umieszczacie tylko część danych! Te najważniejsze i kluczowe dla ważności faktury, czyli nazwę firmy, ustawia się gdzie indziej. Żeby na fakturze za reklamy na TikToku pojawiła się nazwa firmy, musicie nazwać swoje konto dokładnie tak, jak nazywa się Wasza firma. Tylko wtedy dokument, który otrzymacie, będzie miał ważność księgową. Nazwę firmy w TikTok Ads Manager ustawicie w zakładce „General Info”. Uważamy, że TikTok powinien to doprecyzować lub uprościć, bo klientów zgłaszających się do nas z takim problemem jest coraz więcej.
Faktury za reklamy w Google
Jeśli chodzi o faktury za reklamy w Google, tym, na co powinniście zwrócić szczególną uwagę, jest cykl generowania faktur, który dla wielu osób jest prostszy niż w przypadku META. Za reklamy w Google dostajecie jedną zbiorczą fakturę na koniec miesiąca np. faktura za wszystkie koszty poniesione w kwietniu zostanie wystawiona na początku maja. Na swoim koncie znajdziecie zapewne informację „Dokumenty o aktywności z poprzedniego miesiąca zazwyczaj są dostępne od 5 dnia roboczego kolejnego miesiąca.” To nie oznacza jednak, że pieniądze z konta pobierane są raz w miesiącu. Zazwyczaj system reklamowy Google pracuje w dwóch systemach: pobiera pieniądze raz w miesiącu określonego dnia lub pobiera je po przekroczeniu progu rozliczeniowego. Na koniec mamy jeszcze dla Was ciekawostkę: faktury za reklamy Google mogą być wystawione w dowolnym języku. Język dokumentu ustawiacie w tej samej zakładce, w której podajecie dane firmy.
O czym jeszcze należy pamiętać?
Te informacje powinny pomóc Wam w prawidłowej konfiguracji Waszych systemów fakturowania i byciu na bieżąco z rozliczeniami. Nie pozostaje nic innego jak przekazać faktury do księgowości. Niezależnie od niego, pamiętajcie o tym, żeby prawidłowo skonfigurować i odpowiednio zabezpieczyć swoje konta reklamowe i inne zasoby online! Jeśli potrzebujecie z tym pomocy, jesteśmy do dyspozycji.
0 komentarzy